October 30th, 2020

Doba, kdy jsme řešili TIME MANAGEMENT jako hlavní problém, se s digitalizací naší práce přesouvá k jinému problému -  FOCUS MANAGEMENTU. Rozptýlení od práce je jednou z největších zábran kvalitní soustředěné práce a stojí firmy každoročně tisíce hodin práce. Studie Glorie Mark z University of California naznačují, že dnešní člověk obklopen digitálními technologiemi je z 8 pracovních hodin, schopen odvádět soustředěnou práci pouze 3 nebo 4. Průměrnému zaměstnanci přichází zpráva na Slacku co 10 minut. Pokud si si s největší pravděpodobností tuto zprávu přečte ihned, protože nemá nastavená žádná pravidla, kdy na tuto platformu chodit nebo ne, a protože je pro něj zdrojem dopaminu, ocitáme se v situaci, kdy se do stavu flow nedostane za celý den ani jednou.

S přechodem do digitální komunikace se ve firmách často vytvořilo prostředí, které oslabuje soustředění, což má v přímé míře vliv na kreativitu, nápady, kvalitu rozhodování, práci s informacemi i komunikaci. Všechny tyto úkony totiž vyžadují delší úseky nepřerušovaného soustředění, aby byly prováděny kvalitně a tolik nás mentálně nevyčerpávaly.

V mnoha firmách se ale očekává okamžitá odpověď od zaměstnanců na jakémkoliv komunikačním kanálu bez ohledu na jejich důležitost. Proto může i důležité úkony velice lehce přebít i běžná nedůležitá komunikace. Nedokážeme rozlišit důležité od aktuálníh. Takže místo toho, abychom se věnovali té analýze, která má být v pátek hotová, 2 hodiny odpovídáme kolegům na zprávy ohledně prezentace nebo meetingů, který nás čeká až za 14 dní nebo se věnujeme agendě, která není naše, ale protože máme sdílené komunikační kanály, jako kdyby se nás týkala. Sami pak nestíháme a protahujeme práci do večerních hodin. Stoupá nespokojenost, únava a valí se na nás spousta nedodělaných úkolů. V jejich záplavě si pak často nejsme schopni najít čas na to, si najít systém, jak s tím vším budeme nakládat. 

Pokud firma nenastaví hranice a pravidla, jak jednotlivé komunikační kanály využívat, vede to zaměstnance k neustálé kontrole těchto kanálů (emaily kontorlujeme v průměru co 15 minut), což je navíc podpořeno dopaminem, který se vyplaví pokaždé, když nám přijde zpráva nebo notifikace na dané platformě. Nepomáhá ani zřízení dalšího monitoru, kde se na zprávu mohou během práce podívat ale ani to, že mohou dát na vědomí, že se brzy ozvou, protože i tak musí zprávy kontrolovat a pracují tedy v neustálém rozptýlení. Už jenom to, že musím podvědomě myslet na to, že zprávy mi neustále chodí, já se na ně však nedívám, už způsobuje vyrušování.

Co s tím?

1) Často nabízíme jako hlavní řešení jak pro týmy, ale i pro jednoltivce,  vyjasnit si dobu, po kterou se ode mě očekává, že budu online a budu aktivně odpovídat. Vím tedy, kdy si nemám plánovat velké úkoly a zároveň mám také čas na nerušenou práci. Mimo to je bonusem, že potom i ostatní zaměstnanci dané firmy ví, kdy mě mohou kontaktovat. Díky tomu, mohou být více výkonní a jejich práce bude udělána rychleji. V mnoha firmách jsme se ale setkali s tím, že něco podobného neexistuje. Sami vedoucí často odpovídají i v noci a během dovolené, není tu žádná hranice kdy jsem online. Každý si volí tedy čas podle sebe, což často vede k mnoha komunikačním nedorozuměním a celkovému zpomalení práce.

2) Dalším bodem, se kterým se poměrně často setkáváme je to, že ve firmách není úplně jasně dané, který komunikační kanál je vhodný pro jaké situace. Email nebyl navržen na vyřizování urgentních či časové citlivých zpráv. Služby instantního messagingu, tedy ty kde mohu komunikovat přímo s danou osobou v reálném čase, jsou mnohem lepším prostředkem pro tyto záležitosti, ale velmi často nejsou za tímto účelem využívány. Každý kanál a to včetně messengeru nebo mobilu je často využíván v každé situaci a stírá se tak možnost, zkontrolovat příchozí zprávy jinak než v pořadí, v jakém přijdou. Tím je ale způsobeno neustálé rozptýlení. Navíc to zaměstnance nutí kontrolovat obrovské množství komunikačních kanálů a opět se zpomaluje pracovní proces, jelikož zde není jednotný systém a dochází k nedorozuměním.

Je tedy dobré se zamyslet, jak jsou nastaveny ve vaší firmě tyto procesy zhoršující pozornost zaměstnanců a teprve potom se dívat na možnost, že se může jednat o špatný time management. Můžete tak dlouhodobě vyřešit problémy a ne jenom zkoušet náhodná a často o finančně náročná řešení.